最近、仕事の連絡をする時にメールを利用することが多くなりました。メールは時間を選んで読めますから。相手の都合がいいときに相手に読んでもらうことができます。しかし、分かりやすいメールを書くのは意外に難しいものです。読みやすいメールを書くには、どのような工夫が必要でしょうか。
まず、一行の文字数を多くしないで、短く切って次の行に進むようにしましょう。そして、一つの内容を書き終わったら、次の一行は何も書かないで、その次の行から書き始めます。また、約束の時間や場所など、特に重要なことは、文章の最後にもう一度書いたほうがいい。
文章を全部書き終わったら、自分の名前と連絡先を書きます。メールで返事をもらうつもりでも、メールアドレスのほかに自分の電話番号と FAX 番号も知らせておきましょう。
会議の時間と場所が決まりました。4月10日(金)2時から2階の会議室です。テーマは、「社員旅行」です。欠席の人は、山下まで連絡してください。あとで旅行の予定表を送ります。
では、4月10日2時に2階の会議室にお集まりください。
山下ひろみ
hiromiy@xxx.yyy.co.jp
電話:03-555-1111
FAX:03-555-1112
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1.この文章では、メールについて、このように言っているか。
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Answer: 4. メールは、読みやすいように工夫して書いたほうがいい。
Option 4 (メールは、読みやすいように工夫して書いたほうがいい, 'Email should be written with effort to make it easy to read') is correct. The entire passage is about how to write readable emails: 「読みやすいメールを書くには、どのような工夫が必要でしょうか」 and then lists specific techniques (short lines, blank lines between topics, repeating important info at the end, adding contact details). The main thesis is that you should put effort into making emails easy to read.
- 工夫 — effort; ingenuity; device/method to improve something
- 読みやすい — easy to read
- 都合 — convenience; circumstances
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2.この文章で、言っていないことはどれか。
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Answer: 2. 特に重要なことは、メールの一番最初に書く。
Option 2 (特に重要なことは、メールの一番最初に書く, 'Write especially important things at the very beginning of the email') is what is NOT said. The passage actually says the opposite: 「約束の時間や場所など、特に重要なことは、文章の最後にもう一度書いたほうがいい」 ('Important things like appointment times and places should be written again at the END of the message'). So the passage recommends writing important things at the end, not at the beginning — option 2 contradicts this and is therefore what was never said.
- 一行 — one line (of text)
- 文字数 — number of characters
- 連絡先 — contact information
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3.この文章によると、下のメールはどう直せばいいか。
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Answer: 2. 一行の長さをもっと短くする。
Option 2 (一行の長さをもっと短くする, 'Make the line length shorter') is correct. The passage advises: 「一行の文字数を多くしないで、短く切って次の行に進むようにしましょう」 ('Don't put too many characters on one line; cut it short and move to the next line'). Looking at the sample email, the lines are written as long continuous sentences without line breaks (e.g., 「会議の時間と場所が決まりました。4月10日(金)2時から2階の会議室です。テーマは、「社員旅行」です。...」 all on one line). According to the passage's advice, these lines should be broken into shorter segments.
- 一行の文字数(いちぎょうのもじすう) — number of characters per line
- 短く切る(みじかくきる) — to cut short; to break into shorter segments
- 直す — to fix; to correct
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